No mundo digital de hoje, agilidade e segurança são essenciais para a formalização de documentos e contratos, assim, a assinatura eletrônica surge como uma solução moderna e eficiente que permite que pessoas e empresas assinem documentos de forma rápida, segura e sem a necessidade de papel.
Neste artigo, vamos explicar o conceito de assinatura eletrônica, os motivos para adotá-la e responder às principais dúvidas a respeito de suas tecnologias.
Se você quer entender como a assinatura eletrônica pode otimizar processos e reduzir burocracias, continue lendo!
O que é assinatura eletrônica
Assinatura eletrônica é uma maneira de assinar e autenticar documentos de forma digital, ou seja, sem o uso de assinaturas à caneta no papel.
“Dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar.”
– Lei 14.063/2020
Dessa forma, a assinatura eletrônica é uma forma de autenticação que reproduz a imagem de sua firma após comprar a identidade e autenticidade do signatário.
A comprovação pode acontecer de diversas formas, como por exemplo por:
- E-mail;
- Endereço IP;
- Login e senha;
- Código enviado por SMS ou por e-mail;
- Assinatura eletrônica com reconhecimento facial;
- Entre outros.
Como funciona assinatura eletrônica – etapas
O processo de assinatura eletrônica exige o uso de uma plataforma específica para isso, entretanto as etapas são simples e rápidas:
- O signatário recebe uma notificação para acessar o documento enviado pela plataforma;
- O signatário insere os dados solicitados pela plataforma para comprovar sua identidade e sua intenção de assinar;
- A plataforma gera uma assinatura eletrônica única para o signatário, vinculada aos seus dados;
- A plataforma registra todas as informações sobre o processo de assinatura (data, hora, localização, endereço IP, etc.), criando uma trilha de auditoria;
- O documento é armazenado na plataforma com a assinatura eletrônica e a trilha de auditoria, podendo ser acessado por qualquer uma das partes envolvidas.
Por que usar assinatura eletrônica
A seguir, elencamos os principais benefícios em deixar as assinaturas tradicionais de lado e começar a realizar assinaturas eletrônicas:
- Redução de custos: Sem necessidade de impressão, envio do documento físico para assinatura e armazenamento do arquivo, a assinatura eletrônica proporciona uma redução significativa dos custos do processo;
- Eficiência: de acordo com a Forrester, ao realizar assinaturas eletrônicas, você pode diminuir a quantidade de tarefas manuais e reduzir erros em até 80%, agilizando o processo e otimizando o fluxo de trabalho;
- Praticidade: A assinatura eletrônica permite que você assine quaisquer documentos, em qualquer lugar e a qualquer momento do dia. Isso proporciona maior agilidade e melhora a experiência do cliente;
- Segurança: muito mais seguro do que um documento assinado escaneado, a assinatura eletrônica proporciona diversos métodos de autenticação dos signatários.
Quando usar assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica pode ser usada para assinar qualquer tipo de documento que seja necessário garantir autenticidade, integridade e segurança, desde os mais simples até os que necessitam de uma confirmação mais robusta de identidade.
Dúvidas sobre assinatura eletrônica
Para te ajudar a sanar suas principais dúvidas sobre assinatura eletrônica, respondemos as principais delas a seguir.
Assinatura eletrônica tem validade jurídica?
Sim, a assinatura eletrônica tem validade jurídica no Brasil, conforme previsto na Medida Provisória 2.200-2/2001 e na Lei 14.063/2020. No entanto, a validade depende do tipo de assinatura utilizada e do contexto em que é aplicada.
A assinatura qualificada, feita com certificado digital do ICP-Brasil, é a mais segura e aceita em qualquer situação jurídica. As outras modalidades podem ser aceitas, desde que as partes concordem ou que a legislação específica permita.
Assinatura eletrônica é mais segura?
A assinatura eletrônica (especialmente a qualificada, com certificado digital ICP-Brasil) é mais segura que a manuscrita, pois tem mais camadas de autenticação e rastreabilidade. No entanto, a escolha entre uma ou outra depende do contexto e das exigências legais.
| Assinatura eletrônica | Assinatura manuscrita |
| Pode registrar data, hora, IP, geolocalização, entre outras informações, evitando fraudes. | Uma assinatura feita à mão pode ser copiada ou escaneada. |
| Pode exigir senha, biometria, SMS ou certificado digital, para garantir que a assinatura seja feita pelo usuário autorizado. | É difícil comprovar a autenticidade sem uma perícia caligráfica. |
| O documento assinado digitalmente pode ser protegido contra alterações por meio de criptografia. | Muitas vezes, é necessário reconhecimento em cartório para garantir validade jurídica. |
Diferença entre assinatura eletrônica e digital
Os termos assinatura digital e assinatura eletrônica comumente geram confusões em seus significados.
Enquanto assinatura eletrônica refere-se a uma assinatura feita com qualquer evidência da autenticidade e integridade do signatário, a assinatura digital precisa contar com um certificado digital criptografado para garantir sua autenticidade e legalidade jurídica.
Assinatura eletrônica da QI Tech
A QI Tech oferece soluções robustas para assinatura eletrônica, garantindo segurança, agilidade e conformidade para empresas que necessitam de processos automatizados e escaláveis, garantindo processos mais ágeis, seguros e eficientes.
QI Sign – assinatura eletrônica
QI Sign é a plataforma de assinatura eletrônica da QI Tech que permite a assinatura de contratos, propostas, termos e outros documentos com biometria facial.
CertifiQI – assinatura com certificado digital
CertifiQI é a plataforma de assinatura da QI Tech via certificado digital nos padrões do ICP-Brasil, que tem peso jurídico maior e é aceito pelos validadores do governo.
Com QI Sign e CertifiQI, sua empresa garante processos mais ágeis, seguros e eficientes.
